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自分の効率化を、無理やり相手に押し付けない。

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今日は、

「できる範囲で効率化する」

という機能について説明いたします。


最近、クライアントや税務署などとやりとりをする手段が多くなりました。
これまでの電話だけでなく、LINEやChatwork、ZoomやSkype、
メールなどもですし、FAXも使っています。
FAXはメールで送受信できる仕組みを構築していて、
そのおかげで事務所にいなくてもFAXが送受信できます。

しかしながら、事務作業中か、よほどのことがない限り、
急に仕事の優先順位と緊急度を最高にしてしまう「電話」には出ないようにしています。
むしろ、出られません。とはいえ、昨日は電話の対応14件でした…。
あくまで、理想ですね(^^;)

クライアントとの打ち合わせの最中に電話がかかってきても、
目の前にいるクライアントとの会話に集中するために、よほどのことがない限り出ませんし、
出るときには事前に断っておきます。

そして、クライアントの方々には、電話は出られないことがあるので、
できれば別の方法で連絡をしてくれた方が確実に連絡できますと、お断りをあらかじめ入れています。
電話でしかニュアンスが伝わらない内容の場合は、
事前にLINEでいつごろ電話が出来るか確認していただくことで、
僕が電話に出られないことでご迷惑をおかけすることを極力避けてもらえる工夫をしています。


逆に、他の税理士の先輩やコンサルタントのやり方で実際にあったことなのですが、
電話を全く取らないとか、連絡手段はメールやChatworkだけといったやり方には、違和感を感じます。

例えば、ある税理士は、そのやり方について「私はITに長けているから、こんなやり方ができるんです。」
といった表現で、自分が電話を使わないことをアピールしているのですが、
これだと、自分自身の効率化を相手に押しつけているだけだとも考えられますね。

もちろん、出来る範囲でというのが大前提ですが、効率化を図るのは仕事や作業だけであって、クライアントとのコミュニケーション
は、たとえ非効率であったとしても、相手が納得がいく方法で行いたいです。


そこで、税理士である僕は、相手の反応がコミュニケーションの結果であることを自覚して、
できる限り丁寧に対応していきたいです。自戒を込めて。

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