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続きは明日(^-^)。

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今日は、

「コミュニケーションのツールとしてのITシステム」

という機能について説明いたします。


僕がSEをしていた10年以上前と比べて、今ではITのツールが本当に身近に、
そして安くなりました。
LINE、Dropbox、Evernote、Chatwork、Todoist、Teamviewer、Zoom
を活用することで、効率のよいコミュニケーションを実現できる可能性があります。

そこで現在、EMP税務会計事務所、株式会社オフィスEMPにおいて、
どのような形で上記のITのツールを実現しようと取り組んでいるのか、紹介したいと思います。

■ LINE
コミュニケーションツールとしては、一番手軽なので、対クライアントとの
やり取りにも使っていますし、社内での報告も、LINEで行うことが多いですね。

LINEはご存じのとおり、文字だけでなく画像も送ることができますので、
何か簡単な資料をクライアントから送っていただくときにも、写真に撮って送ってもらったりします。
今や、コミュニケーションの手段としてはなくてはならないものになっています。
ただ、それはまだ事業規模が小さいからLINEで実現できているのであって、
これがもう少し大きくなるとChatWorkなどに全面的に置き換える必要があると思っています。

■ Dropbox
クラウドツールの基本ですね。社外で仕事をすることの多い僕はフル活用しています。
事務所内の共有フォルダとしてだけではなく、他の事務所にいたとしても、
全てのファイルを共有できます。
さらには、パソコンだけではなく、スマホからも内容を調べることができます。
社内だけでなく、社外パートナーとの連携も、Dropboxを活用しています。

事務所に遊びに来た税理士のみなさんは、事務所の書類の少なさに驚かれますが、
それは、Dropboxのおかげです。
Dropboxの活用には、ファイルやフォルダの命名規則など、
地味なルールがとっても重要になっていますね。

■ Evernote
情報共有には欠かせないITツールです。
クライアントの打ち合わせのメモなどを、ここに格納して、
クライアント毎にタグ付けをして検索可能性を高めています。
Dropboxには、申告書や届出書、定款などの定型の資料、もしくはExcelなどの
いわゆるバイナリファイルを格納して、それ以外の資料はEvernoteに入れるような区別ですね。

Dropbox同様、命名規則が非常に重要になってくると思います。
Evernoteでは、ほとんど一つのノートブックにノートを入れています。
まだ2,000程度なので、検索には耐えうるのでこのままいきますが、
検索が遅くなってきたら、分けるなり何なりをしないとだめですね(^_^)。


税理士である僕も、ITが得意であることを標榜している限り、
ITについても積極的に発信していきたいと思います。

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